14 Sep

3 Contoh Surat Reimburse Berdasarkan Jenis Kompensasinya

by Yovita

9504Views

Reimburse merupakan istilah yang sering ditemukan dalam bidang finansial, terutama jika Anda bekerja di sebuah perusahaan. Sejatinya, reimburse adalah sistem penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan yang telah menggunakan dana pribadi untuk kepentingan perusahaan. Jika masih bingung soal kompensasi perusahaan tersebut, silakan simak apa saja jenis dan contoh surat reimburse di bawah ini!

Baca juga: Payment Adalah Salah Satu Aspek Penting dalam Bisnis

Jenis-Jenis Reimburse

Pembayaran reimbursement bergantung pada kebijakan setiap perusahaan. Belum tentu jenis kompensasi di suatu bisnis turut diterapkan di bisnis lain. Namun, berikut ini adalah daftar jenis reimburse yang umum ditemukan di perusahaan.

1. Operasional perusahaan 

Jenis reimburse ini mengacu pada penggantian dana apabila karyawan menggunakan uang pribadi untuk operasional perusahaan. Ada berbagai bentuk keperluan yang termasuk dalam kategori ini, misalnya ketika karyawan menyuguhkan makanan untuk klien, menyewa ruangan untuk acara perusahaan, hingga biaya internet selama work from home. Hal-hal tersebut dilakukan demi kepentingan bisnis sehingga perusahaan akan menggantikannya.

Namun, ada juga hal-hal yang membuat pengajuan reimburse ditolak. Ini disesuaikan dengan peraturan perusahaan sebagai upaya menghindari penyalahgunaan. Contoh pengajuan yang ditolak antara lain jika karyawan bertemu dengan klien tanpa izin perusahaan terlebih dahulu atau terkena sanksi tilang saat mengendarai kendaraan perusahaan. 

Bisa juga jumlah uang kompensasi yang diterima hanya sebagian dari biaya yang dikeluarkan. Sebab, beberapa perusahaan menetapkan batas maksimal reimburse. Jadi, jika seorang karyawan mentraktir makan klien senilai Rp2 juta, ada kemungkinan perusahaan hanya memberikan penggantian Rp500 ribu jika itu batas maksimalnya.

Baca juga: Travelio Berbagi Cerita Bagaimana Pendistribusian Dana Berkualitas Membantu Mengembangkan Bisnis

2. Kesehatan

Beberapa perusahaan menyediakan fasilitas penggantian uang untuk keperluan kesehatan karyawan selaku SDM dalam bisnisnya. Dalam hal ini, karyawan mungkin memerlukan tindakan medis yang tidak termasuk dalam polis asuransi BPJS Kesehatan. Misalnya, ketika karyawan atau keluarga memiliki keperluan vaksinasi.

Terdapat pula kemungkinan bahwa karyawan tidak sempat menghubungi asuransi sebelum menerima tindakan medis dengan tingkat urgensi tinggi. Hal ini bisa termasuk konsultasi dokter, perawatan, hingga obat-obatan. Sehingga, karyawan harus menggunakan dana pribadi dulu, baru diganti nantinya.

Namun, tidak semua perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawannya untuk reimburse biaya kesehatan. Ada pula perusahaan yang hanya mengandalkan BPJS Kesehatan dalam menjamin kesejahteraan dan kesehatan karyawan, jadi tidak lagi menawarkan reimbursement di luar itu.   

3. Perjalanan

Karyawan kerap kali melakukan perjalanan bisnis atau dinas. Contohnya ketika karyawan dari kantor pertambangan perlu melihat keadaan lapangan di tambang miliknya. Jika keperluan semacam itu muncul, ada kebutuhan perjalanan seperti tiket pesawat, akomodasi, dan hal-hal lainnya. Bisa saja karyawan diminta menggunakan uang pribadi terlebih dahulu untuk keperluan tersebut, lalu mengajukan reimburse setelah perjalanan selesai.

Selain itu, mungkin juga kantor sudah melakukan pemesanan tiket pesawat dan tempat penginapan, tapi muncul beberapa keperluan tidak terduga selama perjalanan dinas berlangsung. Keperluan tidak terduga ini mendorong karyawan untuk mengeluarkan dana pribadi terlebih dahulu. Jika hal tersebut terjadi, karyawan dapat mengajukan kompensasi atas dana pribadinya ke perusahaan usai dinas.

Baca juga: Traveling Makin Nyaman bersama Asuransi Perjalanan MSIG

3 Contoh Surat Reimburse

Dokumen reimburse diserahkan kepada Human Resources Department (HRD) untuk diperiksa. Mereka nantinya menentukan apakah pengajuan kompensasi akan disetujui. Setelah mengetahui jenis-jenis reimburse yang biasa diakui oleh perusahaan, cek juga beberapa contoh surat reimburse berikut ini untuk mendapatkan gambaran formulir reimburse.

1. Reimburse operasional perusahaan

Sumber: hadirr

Contoh form reimburse pertama ini merupakan bentuk pengajuan untuk operasional perusahaan. Biasanya, informasi yang diminta mencakup identitas karyawan, tujuan aktivitas bisnis, lalu daftar hal yang akan di-reimburse beserta nominalnya. Selanjutnya, form ini akan ditandatangani oleh karyawan selaku pemohon kompensasi. Lalu, staf HRD akan memberikan persetujuan setelah memeriksa seluruh kelengkapan pengajuan reimburse.

2. Reimburse Kesehatan

Sumber: kitalulus

Berikutnya, ada formulir reimburse untuk keperluan kesehatan. Contoh di atas menunjukkan surat reimburse supaya perusahaan dapat mengganti dana pribadi karyawan untuk urusan rawat jalan. Selain identitas karyawan atau keluarga karyawan sebagai pasien, isi form turut memberitahukan informasi seputar jenis tindakan medis yang diperoleh dan nominal klaim. Besaran tindakan medis dalam hal ini bisa berupa konsultasi dan pemberian obat, fisioterapi, tes laboratorium, dan lain-lain. 

3. Reimburse Perjalanan

Sumber: kitalulus

Jika dilihat dari contoh di atas, dapat diketahui bahwa informasi yang dibutuhkan mirip dengan pengajuan reimburse untuk operasional perusahaan. Sebab, beberapa perusahaan memandang reimbursement perjalanan sudah termasuk keperluan operasional perusahaan.

Itulah contoh surat reimburse yang bisa jadi pedoman dalam menggantikan dana pribadi karyawan untuk urusan perusahaan. Jika Anda merupakan pelaku bisnis, Anda dapat merasakan pengiriman dana lebih cepat dan tepat dengan menggunakan Midtrans sebagai solusi transfer uang dengan fitur Payouts. 

Tidak perlu cemas lagi, sebab kini Midtrans hadir dengan layanan pengiriman dan pencairan dana (disbursement) ke banyak akun sekaligus. Jadi, sekarang Anda dapat dengan mudah mengelola reimburse bagi karyawan secara lebih efisien!