05 Feb

4 Perbedaan Invoice dan Kwitansi dalam Bisnis

by midtrans

750Views

Pengelolaan bisnis merupakan suatu hal yang kompleks, terutama ketika berkaitan dengan administrasi keuangan. Dalam hal ini, dua dokumen penting yang sering digunakan adalah invoice dan kwitansi. Keduanya sering dianggap sama, padahal sebenarnya memiliki perbedaan yang cukup signifikan dalam sektor finansial bisnis. Artikel ini akan membahas perbedaan invoice dan kwitansi secara mendasar serta cara membuat keduanya.

Apa Itu Invoice dan Kwitansi?

Sebelum memahami perbedaan invoice dan kwitansi, Anda perlu memahami definisi keduanya terlebih dahulu. Invoice, atau yang sering disebut faktur, merupakan dokumen yang dibuat oleh penjual kepada pembeli untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa. Dokumen ini berisi informasi tentang detail barang atau jasa yang dibeli, harga, jumlah, tanggal transaksi, dan informasi penjual dan pembeli. Invoice digunakan penjual untuk menagih pembayaran kepada pembeli.

Sementara itu, kwitansi adalah dokumen yang dibuat oleh penjual setelah pembayaran atau transaksi jual beli berhasil diselesaikan. Kwitansi berisi informasi seputar pembayaran yang telah dilakukan, termasuk jumlah uang yang dibayarkan, tanggal pembayaran, dan informasi penjual dan pembeli. Kwitansi berfungsi sebagai bukti sah bahwa pembayaran telah diterima.

Baca juga: Invoice: Pengertian, Jenis dan Contoh Formatnya Bagi Bisnis

Perbedaan Invoice dan Kwitansi

Dengan fungsi yang berbeda, invoice dan kwitansi tentu memiliki beberapa perbedaan yang penting dalam hal fungsi, jenis, waktu penerbitan, serta format dan tata letak. Berikut penjelasannya.

• Fungsi dan kegunaan

Invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli. Ini digunakan untuk mengingatkan pembeli agar membayar jumlah yang tertera dalam faktur. Invoice juga mencatat detail transaksi yang harus dibayar oleh pembeli, termasuk informasi produk atau jasa yang diberikan. Berbeda dengan invoice, kwitansi berfungsi sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima oleh penjual. Kwitansi digunakan untuk mencatat pembayaran yang telah dilakukan dan dapat membantu proses pembukuan bisnis.

• Jenis yang tersedia

Invoice umumnya dibedakan menjadi dua jenis, yaitu invoice proforma dan invoice komersial. Invoice proforma digunakan sebelum barang atau jasa dikirimkan kepada pembeli, sedangkan invoice komersial digunakan setelah barang atau jasa telah diterima oleh pembeli. Di sisi lain, kwitansi hanya memiliki satu jenis, yaitu kwitansi pembayaran. Kwitansi ini dibuat setelah pembeli membayar tagihan yang tertera dalam invoice.

• Waktu penerbitan

Invoice biasanya diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan oleh pembeli. Justru fungsinya adalah semacam tagihan pembayaran yang harus dipenuhi oleh pembeli dalam jangka waktu tertentu. Kwitansi, di sisi lain, diterbitkan setelah pembayaran dilakukan dan diterima oleh penjual. Dengan begitu, kwitansi diterbitkan di akhir transaksi jual beli sebagai bukti pembayaran yang sah dan dapat dimanfaatkan untuk pembukuan bisnis.

• Format dan tata letak

Invoice memiliki format yang khas dengan detail informasi, termasuk nomor faktur, tanggal, informasi penjual dan pembeli, deskripsi barang atau jasa, harga, jumlah, total tagihan, dan syarat pembayaran. Format invoice dapat bervariasi bergantung pada preferensi bisnis Anda. Sementara itu, kwitansi memiliki format yang lebih sederhana, mencakup nomor kwitansi, tanggal pembayaran, informasi penjual dan pembeli, jumlah yang dibayarkan, dan tanda tangan penjual atau stempel.

Baca juga: 7 Keuntungan Memiliki Sistem Pembayaran di Toko Online

Cara Membuat Kwitansi

Membuat kwitansi adalah langkah penting dalam proses transaksi bisnis Anda. Berikut adalah langkah-langkah cara membuat kwitansi yang dapat Anda ikuti.

1. Tulis "KWITANSI" sebagai judul utama. Di bawahnya, masukkan nama perusahaan Anda dan alamat lengkapnya;
2. Berikan nomor unik untuk setiap kwitansi yang Anda buat. Nomor ini harus berurutan dan akan berguna untuk pelacakan;
3. Cantumkan tanggal pembayaran untuk mencatat kapan transaksi telah terjadi;
4. Tuliskan nama dan alamat lengkap bisnis Anda serta nama dan alamat pembeli;
5. Jelaskan barang atau jasa apa yang telah dibeli;
6. Cantumkan jumlah uang yang telah dibayarkan oleh pembeli;
7. Akhiri kwitansi dengan tanda tangan penjual atau stempel perusahaan Anda untuk memastikan keabsahan dokumen.

Baca juga: Cara Membuat Invoice dengan Payment Link Midtrans

Cara Membuat Invoice

Jika Anda merasa pembuatan invoice itu terlalu rumit, ada fitur Invoicing dari Midtrans yang dapat menyederhanakan alur bisnis Anda. Berikut step-stepnya untuk Anda.

1. Klik start set up pada dashboard Invoicing (NEW);
2. Lengkapi identitas bisnis Anda di General Setting - Invoicing untuk mengatur informasi apa saja yang akan ditampilkan di PDF invoice;
3. Tentukan metode pembayaran yang akan Anda sediakan;
4. Tambahan catatan apabila diperlukan;
5. Atur reminder yang dapat dikirimkan pada pembeli maksimal 3x. Tujuan reminder ini adalah untuk menagih pembayaran dari mereka.

Sekarang Anda tahu, apa perbedaan invoice dan kwitansi untuk bisnis. Jika Anda merasa pembuatan invoice itu sulit, gunakan fitur terbaru Midtrans, yakni Invoicing. Dengan fitur ini, Anda dapat membuat invoice untuk pembeli sekaligus mengirimkan reminder pembayaran hingga 3x. Tak perlu mengatur secara manual, sebab semuanya bisa Anda setting secara otomatis di awal. Mari, permudah transaksi bisnis Anda bersama kami!